For å sortere trykte familiebilder uten å miste historiene deres, behold gruppene du finner før du omorganiserer dem. Gi hvert vedlegg en stabil identifikator og koble det til en kort funnliste. Registrer eksisterende etiketter nøyaktig, tilskriv familieminner og la usikre detaljer være uavklarte. Avslutt med å sjekke at noen kan bruke listen til å finne et bestemt bilde.
Fire ting å holde kontakten med
- Fotografiet og plasseringen av konvolutten, bunken eller albumet der det ble funnet.
- Kabinettets identifikator og dens nåværende lagringsplass.
- Et navn eller en dato og kilden som støtter det.
- Eierens instruksjoner og eventuelle begrensninger på håndtering eller deling.
En boks blir enklere å bruke når du kan svare på to spørsmål: Hvor er fotografiet? Hva vet vi egentlig om det? Å bare sortere etter tiår gir kanskje ikke svar på noen av spørsmålene når datoer mangler eller en gammel konvolutt inneholder flere anledninger.
Denne veiledningen fra All Seniors Foundation hjelper eldre voksne og familiemedlemmer i Los Angeles County med å organisere stabile, løse papirutskrifter. Resultatet er et fysisk arrangement og en funnliste: en privat indeks som forbinder beskrivelser med lagringssteder. Den kan forbli utelukkende på papir. Nummereringen og eksemplene på journaler nedenfor er foreslåtte husholdningsmetoder, ikke en institusjonell katalogiseringsstandard.
Hva bør holdes sammen før du sorterer trykte familiebilder?
Start med å beskrive arrangementet som allerede er der. En konvolutt, et gummistemplet studiohylster, en håndskrevet skillevegg eller en stabel knyttet til en bestemt husholdning kan inneholde ledetråder til at en ny datorekkefølge ville gjemme seg. Noter hvor hver gruppe ble funnet og eventuell synlig rekkefølge før du endrer den.
Riksarkivets presentasjon om bevaring av familiesamlinger og -historier forklarer viktigheten av en samlings kildehistorie, opprinnelige rekkefølge og dokumentasjon av funn sammen med kildene. Å anvende dette prinsippet her betyr å føre oversikt over startoppsettet selv når du senere velger mer praktisk oppbevaring.
For eksempel, kall én eksisterende konvolutt gruppe G03. Noter rommet eller esken der den ble funnet, den nøyaktige bildeteksten og om utskriftene allerede var i en gjenkjennelig rekkefølge. Hvis du ikke vet hvem som satte den sammen, skriv det. Ikke gjør om «funnet i bestemors skap» til «fotografert av bestemor». Forvaring og skapelse er forskjellige fakta.
Hold uundersøkte grupper adskilt. Målet er å bevare en rute tilbake til startkonteksten, ikke å umiddelbart bestemme at hvert fotografi tilhører den samme hendelsen.
Hvilke avgjørelser bør eier og hjelper bli enige om først?
Identifiser hvem som ber om sorteringen og hvem som skal godkjenne endringer. Avtal om dere kan åpne løse vedlegg, opprette en privat liste, spørre slektninger om uidentifiserte personer eller flytte en gruppe til en annen boks. Registrer restriksjoner ved siden av samlingsbeskrivelsen, slik at de ikke er avhengige av at én hjelper husker en samtale.
Tillatelse til å sortere er ikke tillatelse til å laste opp bilder, legge dem ut offentlig, gi dem bort, forkaste duplikater eller avgjøre en uenighet om eierskap. Behandle hver av disse som en separat avgjørelse. Hvis personen som leder prosjektet er usikker på hvem som kan godkjenne en endring, la den endringen vente.
Velg en enkel arbeidsfordeling. Én person kan beskrive hva som er tilstede, mens en annen skriver ned ordene, og deretter leser oppføringen igjen. La eieren velge beskrivelser og prioriteringer. En hjelper kan forbedre lesbarheten uten å erstatte et kallenavn, et kjent stedsnavn eller et usikkert svar med en mer sikker påfunn.
For andre daglige planleggingsoppgaver, se gjennom Senior Support Guides i Los Angeles for relaterte praktiske rutiner.
Hvordan holder en stabil vedleggsidentifikator en utskrift koblet til posten sin?
Bruk en kort identifikator som forblir den samme selv om du senere får vite datoen eller flytter fotografiet. For eksempel identifiserer P014 et bildes innkapsling. Gruppe G03 identifiserer den opprinnelige konvoluttgruppen. Ingen av kodene oppgir et år, en person eller en hendelse. Plasser begge i funnlisten, med et eget felt for gjeldende lagringssted.
Retningslinjene for fotografering fra Library of Congress anbefaler å merke huset når det er mulig, i stedet for fotografiet, unngå bildeoverflaten og bruke passende beskyttende innkapslinger. Arbeid på en ren, tørr overflate uten mat eller drikke. Ikke fest selvklebende lapper, tape eller etiketter direkte på et bilde.
Bruk et egnet kabinett for fotografier og det aktuelle materialet. Ikke anta at alle produkter som kalles arkivering passer til alle fotografier. Merk kabinettet uten å trykke eller skrive på trykket. Behold eventuelle originale merkede konvolutter festet til gruppedokumentet i stedet for å behandle nytt kabinett som tillatelse til å kaste det.
Denne rutinen inkluderer ikke reparasjoner eller fjerning av fotografier fra monteringer. La fastsittende, avskallede, våte eller på annen måte skjøre gjenstander være urørte for å få passende råd om bevaring. En inventaroppføring kan beskrive deres nåværende plassering uten å ta dem fra hverandre.
Hva hører hjemme på en funnliste som noen andre faktisk kan bruke?
Gi hver post nok detaljer til å identifisere riktig vedlegg uten å måtte inspisere hver utskrift gjentatte ganger. En notatbokside fungerer; et regneark er valgfritt. Bruk overskrifter konsekvent, og la det være rom for senere korrigeringer. Posten bør knytte sammen det fysiske objektet, dets bevis og dets plassering.
Finn objektet
- Kapslingsidentifikator, for eksempel P014.
- Original gruppe, som for eksempel G03.
- Kort synlig beskrivelse: to personer ved siden av en stripete markise.
- Nåværende plassering: Boks 1, skillevegg G03.
Finn bevisene
- Eksisterende ordlyd er kopiert nøyaktig, med plasseringen.
- Navn, steder og datoer, hver med oppgitt kilde.
- Usikkerhet, uenighet eller et spørsmål som fortsatt er åpent.
- Person som foretar registreringen og datoen for registreringen.
Skill mellom «skrevet på baksiden av P014» og «skrevet på gruppekonvolutten». En bildetekst på en konvolutt kan beskrive gruppen bredt uten å gjelde alle utskrifter. Hvis et merke ikke kan leses, beskriv det som uleselig i stedet for å fullføre et sannsynlig ord.
Legg kun til en tillatelses- eller håndteringsnotat der det er nyttig. Oppbevar den private listen sammen med samlingen eller på et annet avtalt, dokumentert sted. Unngå å legge til urelatert kontaktinformasjon eller personlig informasjon bare fordi en notatbok har ledige kolonner. Noen som følger listen trenger nok informasjon til å hente utskriften, ikke en ny familiekatalog.
Hvordan skiller man en eksisterende etikett fra en erindring eller en ukjent?
Bruk enkle etiketter som grunnlag for hver påstand: eksisterende ordlyd, tilskrevet erindring eller ukjent. Registrer en tolkning separat fra hva objektet faktisk sier. En tydelig alder, uniform, bil eller frisyre kan antyde et forskningsspørsmål; det etablerer ikke en persons identitet eller en presis dato.
Tenk på dette fiktive eksemplet. Tre avtrykk ble funnet i én konvolutt merket «Havnetur, sommer». Ett avtrykk har «M. og Jo» på baksiden. To slektninger er senere uenige om året. Den nyttige opptegnelsen bevarer hver informasjon uten å tvinge dem inn i én samlet bildetekst.
Hva som er skrevet
P014 tilhører den opprinnelige gruppen G03. Tekst på konvolutten: «Havnetur, sommer.» Baksidetekst på P014: «M. og Jo.» Ingen av plateselskapene har årstall.
Hva noen husker
En slektning husker 1968; en annen husker 1969. Noter ned hver persons navn, datoen for samtalen og eventuell grunn som er oppgitt. Hold året omstridt i stedet for å ta gjennomsnitt eller velge det.
Det som forblir åpent
Fullt navn, spesifikk havn og årstall er ikke oppgitt. Lagringen forblir i boks 1, skillevegg G03, vedlegg P014. Usikker identifikasjon forhindrer ikke pålitelig gjenfinning.
En senere rettelse bør forklare hva som ble endret og hvorfor. Behold den tidligere formuleringen som en omstridt eller erstattet oppføring i stedet for å overskrive den i stillhet. Et nytt trykk med en annen bildetekst kan løse spørsmålet, eller det kan skape en annen motsigelse som er verdt å beholde.
Hvis noen ønsker å dele et minne, tar veiledningen for å dele én familiehistorie i en kort samtale for seg denne separate aktiviteten. Bring erindringen tilbake til den spesifikke identifikatoren, slik at en nyttig historie ikke løsrives fra fotografiet.
Hvilken fysisk rekkefølge er nyttig når mange datoer er ukjente?
Begynn med de opprinnelige gruppene som hovedarrangement. Innenfor en gruppe, behold en meningsfull eksisterende sekvens når en slik er til stede. Hvis ingen er tydelig, bruk en enkel vedleggssekvens og beskriv den som din nye arkiveringsrekkefølge. Et tall som legges til i dag, skal ikke se ut som bevis på historisk kronologi.
Legg til en person-, steds- eller anledningsindeks i funnlisten hvis det hjelper eierens søk. Det samme fotografiet kan vises under to personer i indeksen, samtidig som det forblir på ett fysisk sted. Dette unngår å dele en original gruppe hver gang en ny søkepreferanse vises.
For usikre datoer, bruk «ukjent dato» eller et tydelig angitt omtrentlig tidsintervall. Ikke skjul usikkerheten innenfor en eksakt årsoverskrift. Behold tilsynelatende duplikatutskrifter inntil bildetekster, baksider og grupperelasjoner er vurdert; et matchende bilde kan fortsatt inneholde forskjellig informasjon.
Når et innhegning flyttes, behold identifikatoren og oppdater plasseringen. Registrer flyttedatoen og forrige plassering kort. Å omnummerere hele samlingen vil ødelegge referanser som allerede er skrevet i familienotater.
Hvordan avslutter du økten med en lagrings- og gjenfinningssjekk?
Velg et oppbevaringssted som husstanden kan navngi konsekvent. «Eske 1 på midterste hylle i arbeidsskapet» er mer nyttig enn «lagt bort». Oppbevar esken og listen på steder godkjent av eieren, med en lapp som forklarer hvor den tilhørende listen eller samlingen er oppbevart.
Følg veiledningen fra Library of Congress som er lenket ovenfor når du velger oppbevaring og et stabilt lagringsmiljø. Unngå steder som er utsatt for vannlekkasjer, sterke miljøendringer eller unødvendig lys. Denne organiseringsmetoden erstatter ikke materialspesifikke konserveringsråd.
- Sjekk at hver registrerte identifikator samsvarer med vedlegget.
- Bekreft at både den opprinnelige gruppen og nåværende plassering er registrert.
- Velg én beskrivelse fra listen og finn vedlegget.
- Les bevisfeltene og sjekk at usikkerheten fortsatt er synlig.
- Returner innhegningen tilbake til den registrerte plasseringen og noter uferdig arbeid.
Be en annen avtalt hjelper om å prøve å hente frem informasjonen hvis en slik er tilgjengelig. Hvis de trenger muntlige instruksjoner som mangler på listen, legg til disse instruksjonene. En fullført økt betyr at materialet du håndterte er gjort rede for; det krever ikke at hele boksen fullføres.
Hvordan kan stedsnavn i Los Angeles veilede senere forskning uten å bli til antagelser?
En bildetekst kan navngi et nabolag, en gate, en bedrift eller et landemerke i stedet for en fullstendig adresse. Behold denne formuleringen før du legger til en nåtidig tolkning. «Nær sentralbiblioteket» er for eksempel en ledetråd å undersøke; det er ikke nok i seg selv til å identifisere en bestemt bygning på bildet.
For en samling fra Los Angeles County, ha en kort spørsmålsliste knyttet til identifikatorer: Hvilket sted brukte dette navnet? Hvilken kilde kan datere denne butikkfasaden? Hvilke bevis ville skille de to foreslåtte stedene? Registrer en referanse du konsulterer og hva den støtter, inkludert når den ikke avgjør spørsmålet.
Besøksguiden for lokalhistorisk forskning i Los Angeles County kan hjelpe med å organisere en senere undersøkelse. Ta med identifikatoren og spørsmålet inn i den undersøkelsen, og returner deretter funnet til samme post. La den fysiske ordningen være intakt mens svaret venter.
Hva er neste steg hvis familien ønsker digitale kopier senere?
Digitale kopier er valgfrie. Riksarkivets veiledning om digitalisering av familiepapirer og fotografier forklarer at kopier kan redusere håndteringen av originaler, samtidig som originalene fortsatt må beholdes. En digital fil erstatter ikke den fysiske kilden eller gir tillatelse til å dele den.
Hvis du senere tar kopier, må du ta med den eksisterende identifikatoren til arkivene deres, slik at filen kobles tilbake til vedlegget og funnlisten. Den separate veiledningen for skanning av familiebilder dekker skannearbeidsflyten. Du trenger ikke å starte den prosessen for å fullføre denne organiseringsoppgaven.
En lokal rute å sjekke før du tar med originaler
Los Angeles Public Library Memory Lab beskriver gjør-det-selv-digitalisering ved Central Library sitt Octavia Lab. De publiserte kravene inkluderer et bibliotekkort, online orientering og en signert brukeravtale for laboratoriet før bestilling. Gjennomgå gjeldende utstyrsregler, reservasjonsalternativer og krav direkte med biblioteket.
Dette er en ressurs for å undersøke, ikke en bekreftet avtale eller en tjeneste fra All Seniors Foundation. Ha den private funnlisten tilgjengelig først; avgjør separat om bestemte fotografier skal forlate hjemmet eller kopieres.
Vanlige spørsmål om organisering av trykte familiebilder
Bør jeg nummerere bildene i den rekkefølgen jeg tror de ble tatt?
Bruk en enkel sekvens som ikke er avhengig av å kjenne datoen. Behold den opprinnelige gruppen og den observerte rekkefølgen i funnlisten. Legg til en dato separat når bevis støtter det, uten å endre identifikatoren.
Kan ett kabinett inneholde flere relaterte utskrifter?
Et gruppevedlegg kan fungere for en gruppepost, men det kan ikke identifisere et individuelt utskrift alene. Hvis individuell henting er viktig, bruk passende separat identifiserte vedlegg innenfor den gruppen, og behold den opprinnelige relasjonen i listen.
Hva skal jeg gjøre med en tom, merket konvolutt?
Hold den knyttet til gruppedokumentasjonen. Skriv nøyaktig av ordlyden og noter om du vet hvilke utskrifter som kommer fra den. En tom konvolutt kan ha nyttig kontekst, men etiketten alene identifiserer ikke urelaterte fotografier i nærheten.
Bør jeg fjerne et bilde fra et album for å sortere det?
Nei. Denne rutinen gjelder for stabile, løse utskrifter. Noter albumets og sidens plassering i stedet for å fjerne et montert fotografi. Fastsittende, skadede eller skjøre materialer trenger passende konserveringsråd før videre håndtering.
Hva om et familiemedlem korrigerer en tidligere identifikasjon?
Legg til rettelsen med personens navn, dato og grunnlaget de oppgir. Bevar den tidligere oppføringen som erstattet eller omstridt i stedet for å slette historikken. Hold identifikasjonen usikker hvis uenigheten forblir uløst.
Kan jeg avslutte uten å identifisere hver enkelt person?
Ja. Et nyttig resultat er en kjent plassering, en stabil identifikator, bevart original kontekst og en ærlig redegjørelse for hva som forblir ukjent. Identifiseringen kan fortsette senere uten å gjenåpne hver gruppe eller finne opp manglende detaljer.
Diskuter et hverdagslig supportspørsmål
For et daglig støttespørsmål i Los Angeles County, beskriv situasjonen din og hjelpen du leter etter. Spør All Seniors Foundation om nåværende alternativer og hva som må bekreftes.
